Digitalização de documentos escolares facilita a vida de estudantes e famílias em Minas Gerais

O Governo de Minas Gerais , por meio da Secretaria de Estado de Educação (SEE/MG) , está modernizando a forma como os documentos escolares são gerados e acessados. Com a expansão do Sistema de Documentos Digitais (eDoc), a tradicional pasta física do aluno está sendo substituída por uma versão digital, organizada e acessível.

Desenvolvido em parceria com a Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais (Prodemge) , o eDoc permite a assinatura digital de documentos escolares e está integrado ao GOV.BR. Isso significa mais praticidade e menos deslocamento para a comunidade escolar.

Agora, já é possível emitir três tipos de declarações de forma totalmente digital: a declaração de transferência, a declaração de escolaridade e a declaração de conclusão.

“Um dos grandes desafios da gestão da Secretaria de Educação é a gestão documental. Toda escola tem sua sala que guarda várias pastas de estudantes com vários documentos físicos. E, agora, a gente tem a oportunidade de digitalizar e disponibilizá-los mais facilmente”, explica o assessor-chefe de Inovação da SEE, Magno Peluso.

Esses documentos podem ser assinados digitalmente pelos servidores das escolas, validados no eDoc e enviados automaticamente para o e-mail do estudante, sem a necessidade de impressão.

Além das declarações, o sistema eDoc permite anexar à pasta digital do estudante outros documentos que não são gerados diretamente pelo sistema, ampliando as possibilidades de digitalização e completando o histórico escolar eletrônico.

Transformação digital

O gerente da Prodemge responsável pelo eDoc, Saulo Oliveira, destaca que a iniciativa transforma a trajetória escolar em um processo mais transparente, seguro e acessível. "A vida escolar deixa de ser uma caixa de papéis arquivada em armários e passa a ser uma linha do tempo digital, organizada e disponível a qualquer momento", resume.

E reforça que a solução tecnológica desenvolvida pela companhia representa um avanço na transformação digital da educação pública em Minas Gerais, promovendo praticidade, eficiência e inovação no acesso a documentos escolares, facilitando a vida do cidadão.

No período letivo de 2025 o eDoc já vem sendo usado para:

• Reduzir o tempo de processamento e os custos operacionais associados à emissão e assinatura de documentos educacionais, eliminando a necessidade de manipulação física de papéis;
• Aumentar a transparência e a rastreabilidade dos processos documentais, garantindo que todos os documentos sejam assinados digitalmente pelo GOV.BR;
• Melhorar a qualidade do atendimento ao cidadão, facilitando o acesso rápido e seguro aos documentos necessários para ações educacionais.

Próximos passos

A SEE/MG continua trabalhando para que outros documentos importantes sejam incorporados à plataforma digital. O histórico escolar está em fase final de desenvolvimento no Sistema Mineiro de Administração Escolar (Simade), e a ficha individual do aluno também está sendo desenvolvida. O objetivo é que, em breve, toda a documentação estudantil esteja disponível digitalmente, marcando o fim da pasta física nas escolas estaduais.

Segurança e integração com o GOV.BR

O projeto eDoc integra o Conecta GOV.BR, uma plataforma nacional que permite a troca segura de dados entre sistemas públicos. Minas Gerais é o segundo estado a aderir a essa iniciativa, garantindo a conformidade com a Lei do Governo Digital (Lei nº 14.129/2021) e com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que protege as informações dos cidadãos.

Atualmente, o uso do eDoc ainda não é obrigatório. Caso haja algum impedimento para a assinatura digital, a escola pode continuar emitindo documentos físicos.